Vous ne savez pas où organiser votre événement ? Voici selon les pro en organisation séminaire dans les châteaux a Lyon, 8 éléments à prendre en compte pour choisir le lieu de votre prochain événement.
1) Emplacement
Que vous organisiez votre conférence localement ou en dehors de la ville, il est très important de choisir le bon endroit pour vos invités. Si vos invités viennent de l’extérieur de la ville, un lieu de réunion situé près de l’aéroport est à la fois pratique et rentable.
2) Disponibilité de l’espace et des places assises
En fonction du nombre d’invités que vous attendez, assurez-vous qu’il y a suffisamment d’espace pour accueillir tout le monde.
3) Espace intérieur/extérieur
En fonction du type d’événement que vous organisez, il est important de vérifier l’installation avant de décider si l’événement aura lieu à l’extérieur ou à l’intérieur. Gardez un œil sur la météo et les autres phénomènes naturels dans ou autour du lieu que vous choisissez.
4) Coût et logistique
Lorsque vous planifiez votre événement, assurez-vous que tous les détails sont réglés au moins deux mois à l’avance. Des détails comme la nourriture, les boissons, les couverts, les chaises, les microphones doivent tous être décidés en fonction du budget que vous avez fixé.
5) Bonne volonté
Le lieu de l’événement est le premier facteur de matérialisation de chaque événement. Toutes vos promotions, votre planification et votre exécution dépendent du lieu que vous choisissez. Il s’agira du concept central lors de la conception et de la valorisation de vos créations et de votre plan marketing.
6) Personnel et sécurité
Veillez à ce que vos invités soient pris en charge en prévoyant un nombre équilibré de membres du personnel et de la sécurité pour répondre aux besoins de votre événement.
7) Équipements de base et dispositions techniques
Avant de planifier votre événement, assurez-vous que tout est en ordre. Si nécessaire, prenez contact avec une société externe pour vous aider à planifier votre événement de manière efficace et effective.
8) Un lieu convivial sur le plan technique
Les installations technologiques de base telles que le Wi-Fi et les équipements audiovisuels sont disponibles dans presque tous les lieux. Cependant, avec l’essor du monde de la technologie et la prévalence croissante de la technologie événementielle, ces éléments ne sont pas suffisants.
Si vous prévoyez d’organiser un événement de grande envergure, assurez-vous que le lieu dispose également d’installations technologiques supplémentaires.
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